Politique de confidentialité

Préambule

Le site internet www.klozer.fr (ci-après le « Site »), édité par la société Klozer (ci-après « Klozer » ou « nous »), est notre site présentant notamment nos solutions et nos services. Il se décline également sous la forme d’une application mobile.

Klozer est une plateforme sur laquelle il est possible de réserver des lieux et activités dans le cadre de l'organisation de séminaires d'entreprise.

Dans le cadre de votre accès, consultation, navigation et utilisation du Site et des services qu’il propose, vous êtes amené à nous communiquer vos données personnelles.

Ces données font l’objet d’une protection par la loi. Pour cette raison, Klozer en sa qualité de responsable de traitement, a mis en place des mesures de sécurité adaptées afin de protéger vos données personnelles.

Nous vous remercions de bien vouloir prendre connaissance de la présente politique qui vous explique comment nous utilisons vos données personnelles. Cette politique vient compléter tout document ou mention d’information renvoyant à la politique.

I. Définitions

Données à caractère personnel (ci-après “les Données”) : Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée être une « personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification (etc.) ;

Responsable de traitement : La personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement ;

Traitement : Toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction ;

Sous-traitant : La personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement;

Site web : Désigne le site www.klozer.fr

Règlement Européen pour le Protection des données (ci-après le “RGPD) : Désigne le règlement (UE)2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, relatif à la protection despersonnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la librecirculation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE ;

Cookie de navigation (ci-après “les cookies”) : les cookies sont des traceurs déposés et lus lors de la consultation du site internet www.klozer.fr permettant ainsi une meilleure navigation et un accès à l’ensemble des fonctionnalités.

II. Qui est le responsable de traitement ?

Le responsable de traitement est la personne, l’autorité publique ou l’organisme qui détermine les finalités c’est-à-dire à quoi servent les données et les moyens du traitement :

Klozer, RCS PARIS sous n° 849 409 313, dont le siège social est situé 58 rue de Monceau 75008 Paris, est responsable de traitement.

IV. Pourquoi nous utilisons vos données personnelles ?

Les services de Klozer utilisent vos données uniquement pour les finalités suivantes :

• Utilisation de la plateforme de réservation www.klozer.fr y compris pour :
  • Gérer votre accès à notre site www.klozer.fr, ainsi que votre utilisation de celle-ci
  • Traiter votre demande de création de compte sur notre site web
  • Vous fournir un support technique et une maintenance pour permettre le bon fonctionnement et la sécurité de notre site web
  • Répondre à vos demandes d’informations et/vos commentaires
• Amélioration des services, y compris pour : www.klozer.fr
  • Améliorer les fonctionnalités et la qualité de votre navigation sur notre site, en réalisant des tests, recherches, analyses, études et sondages
  • Promouvoir notre site web www.klozer.fr
  • Améliorer la relation client
  • Évaluer la qualité du service
• Gestion d'une newsletter, y compris pour :
  • Vous envoyer régulièrement, et après avoir donnée votre consentement, des informations sur nos services
• Prospection commerciale, y compris pour :
  • Réaliser des opérations de prospections commerciales personnalisées par SMS/mail
  • Constituer un fichier de clients et de prospects
• Sécurité et conformité, y compris pour :
  • Promouvoir la sécurité, vérifier l’identité de nos clients, prévenir les fraudes et lesactivités non autorisées et mener les enquêtes correspondantes, nous défendre contre les réclamations et autres mises en responsabilité, et gérer les autres risques.
  • Respecter les lois applicables, protéger nos droits et intérêts et ceux de nos utilisateurs, nous défendre et répondre aux demandes des services répressifs et d’autres autorités judiciaires, ainsi qu’aux demandes inhérentes à une procédure juridique.
• Utilisation des données de géolocalisation
  • Vous offrir un contenu pertinent, adapté et personnalisé à vos centres d’intérêts et votre localisation géographique
• Analyses statistiques et amélioration des profils clients, y compris pour :
  • Vous offrir un contenu pertinent, adapté et personnalisé à vos centres d’intérêts

V. Sur quelles bases légales collectons-nous vos Données Personnelles ?

Nous collectons et traitons vos Données Personnelles dans le respect de la Règlementation et seulement dans le cadre des bases légales suivantes :

• Lorsque cela est nécessaire pour l’exécution d’un contrat avec vous. Cela signifie que nous traiterons vos données personnelles lorsque celles-ci sont nécessaires à l’exécution d’un contrat avec vous. (Par exemple, pour gérer votre réservation, traiter les paiements ou créer un compte à votre demande).
• Lorsque cela est nécessaire pour nous conformer à nos obligations légales. Cela signifie que nous traiterons vos informations personnelles lorsque nous aurons l’obligation légale de collecter vos données personnelles, notamment lorsque nous avons besoin de votre historique de transactions pour remplir nos obligations financières et fiscales, conformément à la loi
• Lorsque vous avez expressément consenti au traitement de vos Donnez Personnelles en cochant la case concernée. Cela signifie que nous traiterons vos informations personnelles lorsque vous aurez donné votre consentement à cet effet. (Par exemple, en vous envoyant des communications marketing lorsque le consentement est requis).
• Lorsque cela est nécessaire pour veiller à nos intérêts légitimes. Cela signifie que nous traiterons vos données personnelles lorsque le traitement est dans notre intérêt légitime et qu'il n'est pas supplanté par vos droits. (Par exemple, en règle générale au fonctionnement où à l’amélioration de notre plateforme, aux communications avec vous nécessaires pour vous fournir nos services, à des fins de contrôle de sécurité lorsque vous nous contactez, à la réponse à vos demandes, à des activités de marketing, ainsi qu’à détecter ou empêcher toute activité illégale.)

VI. Qui peut avoir accès à vos données personnelles ?

Les Données collectées nous sont destinées en notre qualité de responsable du traitement.

• Création de votre compte en ligne : Service commercial / prestataire informatique

• Gestion clientèle : Service commercial / prestataire informatique

• Gestion d'une newsletter : Service marketing/Service commercial / prestataire de messagerie électronique / prestataire informatique

• Offres commerciales personnalisées par SMS/mail : Service commercial / prestataire informatique
• Utilisation des données de géolocalisation : Prestataire informatique
• Analyses statistiques et amélioration des profils clients : Service Marketing / prestataire informatique
• Sécurité et conformité : Service clientèle / service commercial / prestataire informatique
• Données de comptabilité : Prestataire de comptabilité
• Données bancaires : Le prestataire de paiement sécurisé uniquement

Par ailleurs, nous pouvons divulguer vos informations personnelles et les dossiers connexes pour faire appliquer nos politiques, comme requis pour nos obligations fiscales ou les exigences réglementaires, notamment lorsque nous y sommes autorisés (ou estimons de bonne foi que nous sommes tenus de le faire) par la législation applicable. Par exemple en réponse à une assignation à comparaître ou à tout autre demande légales, en relation avec un litige réel ou envisagé, ou pour protéger et défendre nos biens, notre personnel et d’autres droits ou intérets.

VII. Vos données personnelles sont-elles transférées en dehors de l’Espace Économique Européen ?

Vos Données ne font pas l’objet de transfert hors du territoire de l’Union européenne. Néanmoins, lorsque cela sera nécessaire, nous pourrons être peut-être amenés à transmettre vos Données Personnelles à des prestataires opérant hors Union européenne.

Si ces prestataires opèrent dans un pays qui n’est pas considéré comme offrant une protection adéquate par la Commission européenne, nous mettrons notamment les Clauses Contractuelles Types approuvées par ladite Commission, et nous inclurons également un Data Processing Agreement (DPA) dans le cadre de nos relations contractuelles avec ces prestataires.

VIII. Comment nous protégeons vos données personnelles ?

Nous prenons des mesures adéquates sur le plan de la technique et de l’organisation pour interdire l’accès non autorisé ou la modification, divulgation, perte ou destruction de vos Données.

IX. Combien de temps les données personnelles sont-elles conservées ?

• Création de votre compte en ligne : Lorsque vous vous êtes créé un compte : vos données sont conservées pour toute la durée de votre compte. Vos logs de connexion sont conservés pendant 1 an. En cas de compte inactif pendant 3 ans, vos données personnelles seront supprimées en l’absence de réponse de votre part à notre mail de réactivation. En outre, vos données peuvent être conservées à des fins probatoires (c’est-à-dire afin de fournir des preuves) pendant une durée de 5 ans.
• Gestion des demandes d’informations, commentaires des Utilisateurs et gestion clientèle : 3 ans à compter de la dernière activité.
• Gestion d'une newsletter : Jusqu’à votre opposition à la réception de la newsletter. Sinon 2 ans à compter de votre dernière activité.
• Offres commerciales personnalisées par SMS/mail pour prospection commerciale : Jusqu’au retrait du consentement / pour une durée de 3 ans à compter de la dernière activité.
• Utilisation des données de géolocalisation : Jusqu’au retrait du consentement. Sinon 2 ans à compter de votre dernière activité.
• Analyses statistiques et amélioration des profils clients : 3 ans à compter de la dernière activité.
• Traçage et suivi de la navigation des Utilisateurs : Jusqu'au retrait du consentement.
• Se conformer aux obligations légales applicables à notre activité : Pour les factures : les factures sont archivées pendant une durée de 10 ans. Les données relatives à vos transactions (à l’exception des données bancaires) sont conservées pendant 5 ans.
• Données bancaires : 15 mois. Vos données bancaires sont conservées par un prestataire de paiement sécurisé.

X. Interactions avec vos réseaux sociaux

Il vous est possible de créer un compte Klozer via la fonctionnalité “Social login”. Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez être titulaire d’un compte sur un réseau social (Facebook, X (ex-Twitter), Instagram, Google...) et autoriser ce réseau à partager vos informations. En utilisant cette fonctionnalité, vous autorisez expressément Klozer à récupérer de votre réseau social certaines informations vous concernant.

• - Quelles sont les données que Klozer récupère de mon réseau social via le Social Login ?

  Seules les données strictement nécessaires à la création de votre compte seront récupérées par Klozer (nom, prénom, adresse mail). Klozer n’aura, à aucun moment, accès à vos discussions, vos préférences, vos listes d’amis... Bien que Klozer s’engage à ne récupérer aucune information qui ne lui paraîtrait pas nécessaire, nous vous conseillons de paramétrer le compte de votre réseau social pour limiter au strict nécessaire le volume de données pouvant être partagées par ce dernier à Klozer.

• - Quelles sont les données que Klozer envoie à mon réseau social via le Social Login ?

  Nous vous garantissons que Klozer n’enverra aucune donnée à votre réseau social portant sur vos interactions avec notre site web. Néanmoins, votre réseau social aura nécessairement l’information selon laquelle vous avez utilisé la fonctionnalité Social Login pour créer un compte chez Klozer . Nous supposons que cette information pourra être utilisée par votre réseau social, conformément à sa Politique de gestion des données à caractère personnel que nous vous invitons à parcourir attentivement avant toute utilisation de la fonctionnalité Social Login.

• - A qui dois-je m’adresser pour supprimer les données partagées via le Social Login ?

  Les données obtenues via la fonctionnalité Social Login relèvent de la responsabilité de la société Klozer et seront traitées selon notre Politique de confidentialité. EN conséquence, les demandes d’accès, de rectification, suppression... devront nous être adressées directement via l’adresse mail suivante : contact@klozer.fr . Pour information, toute éventuelle suppression effectuée sur le site web de la société Klozer n’aura aucun effet sur les données vous concernant traitées directement par votre réseau social et vice-versa

XI. Quels sont vos droits sur vos données personnelles ?

Vous bénéficiez, dans les conditions et limites prévues par la règlementation en vigueur sur la protection des données, des droits suivants :

• -

  Droit d’accès à vos données : Vous avez le droit d’obtenir la confirmation que vos données à caractère personnel sont ou ne sont pas traitées. Si celles-ci sont traitées, vous avez la possibilité d’accéder à vos données et obtenir les informations visées à l’article 15 du RGPD. Une copie des données à caractère personnel concernées par le traitement peut ainsi vous être adressée.

• -

  Droit de rectification de vos données : Vous pouvez obtenir la rectification de vos données si celles-ci sont inexactes ou incomplètes y compris en fournissant une déclaration complémentaire.

• - Droit à l’effacement de vos données : Vous pouvez demander l’effacement de vos données à caractère personnel, lorsque l’un des motifs suivants s’applique :

  • Les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
  • Vous avez retiré votre consentement sur lequel est fondé le traitement de vos données et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique à ce traitement ;
  • Vous vous êtes opposé au traitement de vos données fondé sur un intérêt légitime et qu’il n’existe pas de motif légitime et impérieux pour le traitement ou si vous vous êtes opposé au traitement de vos données à des fins de prospection ;
  • Les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite de la part du responsable de traitement ou de son sous-traitant ;
  • Les données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale. Conformément à la Réglementation en vigueur, le droit à l’effacement ne s’applique pas lorsque le traitement des données à caractère personnel est notamment nécessaire :
    • Au respect d’une obligation légale qui requiert le traitement prévu par le droit de l’Union ou par le droit de l’État membre auquel le Responsable de traitement est soumis ;
    • À la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

• - Droit à la limitation du traitement : Vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos données lorsque l’un des éléments suivants s’applique notamment si :

  • Vous contestez l'exactitude de vos données ;
  • Le traitement de vos données est illicite et que vous vous opposez à l’effacement de celles-ci en exigeant à la place la limitation de leur utilisation ;
  • Le responsable de traitement n’a plus besoin de vos données à caractère personnel aux fins du traitement pour lesquelles elles ont été collectées mais vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de vos droits en justice ;

• -

  Droit à la portabilité de vos données : Vous avez le droit de recevoir les données à caractère personnel que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé, lisible par machine et interopérable. Vous pourrez ainsi les stocker ou les transmettre facilement d’un système d’information à un autre, en vue de leur réutilisation à des fins personnelles.

• -

  Droit d’opposition au traitement de vos données : Vous avez le droit de vous opposer, à tout moment et sans motif, au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de prospection commerciale. Lorsque le traitement de vos données repose sur l’intérêt légitime, vous pouvez vous opposer, à tout moment, au traitement de celles-ci pour des raisons tenant à votre situation particulière et devez, à ce titre, en préciser les raisons. Dans cette hypothèse, nous ne traiterons plus lesdites données sauf si nous justifions d’un motif légitime et impérieux tel que prévu à l’article 21 du RGPD comme un fondement légal obligeant le traitement de données ou la conservation de celles-ci.

• -

  Droit de retirer votre consentement : Vous avez le droit de retirer, à tout moment, votre consentement lorsque le traitement de vos données à caractère personnel repose sur celui- ci.

• -

  Droit de définir des directives sur le sort de vos données en cas de décès : Vous avez le droit de définir des directives générales ou particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après votre décès.

• -

  Droit d’introduire une réclamation portant sur vos données à caractère personnel auprès de l’autorité de contrôle compétente : Vous pouvez saisir et introduire une réclamation auprès de la CNIL si vous considérez que le traitement de vos données à caractère personnel n’est pas conforme à la Règlementation en vigueur

XII. Exercice de droits

Si vous souhaitez exercer l’un de vos droits et/ou obtenir communication des informations vous concernant, vous devez vous adresser à Klozer en indiquant vos nom(s), prénom(s), et coordonnées, soit :

• -

  Par voie postale : Société Klozer, 58 Rue de Monceau, 75008 Paris

• -

  Par voie éléctronique à l'adresse suivante : contact@klozer.fr

Nous nous réservons la possibilité de vous demander de justifier de votre identité. Conformément à la Règlementation en vigueur, nous fournirons les informations et/ou les mesures prises à la suite de votre demande dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande (ce délai peut être prolongé de deux mois au regard de la complexité de la demande ou du nombre de demandes traitées) ; vous en serez alors informé. En cas de refus d’accéder à la demande, nous vous informerons des motifs de notre position et de la possibilité d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle (CNIL) et de former un recours juridictionnel. Dans le cas d’une demande de suppression ou de limitation du traitement des données, nous vous informerons que vous n’aurez plus accès à l’ensemble des fonctionnalités du site.

XIV. Modification de notre politique de confidentialité

Nous pouvons être amenés à modifier occasionnellement la présente politique, afin notamment de se conformer à toutes évolutions réglementaires, jurisprudentielles, éditoriales ou techniques. Le cas échéant, nous changerons la date de « dernière mise à jour » et indiquerons la date à laquelle les modifications ont été apportées. Lorsque cela est nécessaire, notamment mais pas exclusivement en cas de modification substantielle ou d’évènement particulier requérant la modification de la présente politique, nous vous informerons et/ou solliciterons votre accord. Nous vous conseillons de consulter régulièrement cette page pour prendre connaissance des éventuelles modifications ou mises à jour apportées à notre politique.